Fuhrparkmanagement – die versteckte Kostenfalle in Ihrem Unternehmen

Fuhrparkmanagement ist zwar vielen Unternehmern geläufig, jedoch ist nicht immer bekannt, wie vielschichtig dieses Thema und wie wichtig eine effektive Verwaltung der Flotte für das Unternehmen ist.

Grundvoraussetzungen zur effizienten Verwaltung des Fuhrparks sind:

• Genaue Planung
• Detaillierte Kontrolle der Gesamt- und Einzelkosten
• Ein regelmäßiges und aussagekräftiges Berichtswesen
• Durchleuchtung und Steuerung aller relevanten Verwaltungsabläufe
• Rechtzeitige und zielgenaue Maßnahmensetzung

Interne Verwaltung
Bei der internen Verwaltung geht es um das Managen der eigenen Flotte im Unternehmen selbst. Das ist eine naheliegende, aber nicht immer die einfachste Lösung. Die Verwaltung erfordert ein spezifisches Know-how aus unterschiedlichsten Themenfeldern, wie z.B. die Kenntnis der aktuellen Anforderungen an das Controlling und Berichterstattung.

Eine Unterstützung bietet hier die Anschaffung einer intelligenten Software, die klar in der Handhabung ist, immer mit den aktuellsten Parametern arbeitet und die aktuellen gesetzlichen Rahmenbedingungen korrekt abbildet.

Externe Verwaltung
Die externe Verwaltung, auch Outsourcing genannt, ist das Managen der eigenen Flotte durch Dritte. Hierbei wird einem ausgewählten Partner die Firmenflotte mit dem Ziel der Kostenminimierung übertragen. Er trägt die Verantwortung dafür, die vorhandenen Verwaltungsabläufe zu optimieren. Die Vorteile einer Partnerschaft liegen klar auf der Hand: Das vorhandene Know-how, die Beratung und das Service. Selbstverständlich bestehen die üblichen Risiken, die bei Out- sourcing auftreten können.

Kombinierte Verwaltung
Die kombinierte Verwaltung, also die Auslagerung nur einzelner Bereiche der Fuhrparkverwaltung an Dritte, wird von uns im Allgemeinen nicht empfohlen. Hier besteht die Gefahr, dass es zu Unstimmigkeiten im Verwaltungsprozess kommt, der somit nicht mehr optimal abläuft, was letztendlich zu Mehrkosten führen kann. Diese Komplikationen entstehen in erster Linie dadurch, dass keine einheitliche Richtlinie besteht, die von beiden Partnern einzuhalten ist. Aber auch hier kann die Anschaffung einer intelligenten Software eine Lösung sein. Denn sobald das Unternehmen und der Partner dieselbe Software benutzen, werden in der Verwaltung kohärente Prozesse durchlaufen, die außerdem durch ein gemeinsames Controlling überprüft und optimiert werden.

Fahrzeuggesamtkosten
Will man eine Kostenoptimierung im Fuhrpark vornehmen, müssen die Gesamtkosten bzw. die Kosten pro gefahrenen Kilometer bei der Anschaffung von neuen Fahrzeugen analysiert und die wirtschaftlichste Variante ausgewählt werden.

Die Fahrzeuggesamtkosten setzen sich aus folgenden Kosten zusammen:

• Finanzierung
• Steuern/NoVA
• Zinsen
• Versicherung
• Kraftstoff
• Instandhaltung (ink. Reifen)
• Interne Kosten (Entscheidungsprozesse, Abwicklung)
• Belegwesen
• Sonstige Kosten (Waschen, Parken, Mautgebühren, Scheibenreiniger, Frostschutz

ari|Fuhrparkmanagement

ari|Fuhrparkmanagement steht für eine optimierte Softwarelösung für den Bereich Fuhrparkmanagement speziell für Österreich. An diesem Projekt arbeitet ein spezialisiertes Team mit den notwendigen Kenntnissen aus den Bereichen Fuhrpark, Mathematik & Statistik, Recht, Softwareentwicklung und Controlling.

Jedes Unternehmen ist anders – so ist uns der individuelle Zugang zu jedem einzelnen Unternehmen besonders wichtig. Mit Hilfe des modularen Aufbaus lässt sich die ari|Fuhrparkmanagement Software auf alle individuellen Bedürfnisse abstimmen. Die wesentlichen Funktionen der Softwarelösung können in die Kategorien technischer Mehrwert, Arbeitsoptimierung und Controlling eingeteilt werden.

Technischer Mehrwert:

• Modularer Aufbau
• Webapplikation (Betriebssystem unabhängig)
• Multi-User-Fähigkeit
• Hochverfügbarkeit

Arbeitsoptimierung:

• bei der Stammdatenverwaltung
• beim Beschaffungsmanagement
• beim Schadensmanagement
• durch mobile Datenerfassung (zum Beispiel: Fahrtenbuch Erfassung)
• durch Erinnerungsfunktionen
• durch automatische Unterstützung der User mit wichtigen Tipps & Tricks
• Durch eine effektive Einschulung – schnelle Übergabe

Controlling:

• Flotte & Fahrer
• Schadensanalyse Fahrzeuge/Fahrer
• Berichtswesen
• Reparaturhistorie
• Reporting

Die intelligente und flexible Softwarelösung, die zudem das österreichische Recht berücksichtigt, ist derzeit konkurrenzlos am österreichischen Markt. Sie eröffnet völlig neue Wege zur besseren und effizienteren Fuhrparkverwaltung, die von Unternehmen jeder Größe und Ausrichtung genutzt werden können.

Welche Rolle spielt das Qualitätskriterium Stabilität beim Aufbau von Modellen?

Modelle bilden die Grundlage unserer Versicherungs- und Finanzwelt. Von A wie Aktien bis Z wie Zinsen ist es möglich alles zu modellieren. In der Versicherungsmathematik nehmen Modelle zur Bestands- und Schadensprognose, zur Segmentierung von Risiken und zur Optimierung der Rückversicherung eine zentrale Rolle ein. Eine Anwendung wird als Modell bezeichnet, wenn ein geeigneter Ausschnitt eines Betrachtungsgegenstandes beschrieben wird und damit die Grundlage von anschließenden Berechnungen bildet. Obwohl beim Modellaufbau die Realität oft vereinfacht dargestellt werden muss, darf die Stabilität des Modells nicht darunter leiden.

Neuigkeiten bei der bilanziellen Behandlung der „Abfertigung Alt“

Seit der Einführung der Bilanzierung nach den internationalen Rechnungslegungsstandards IFRS haben sich in Österreich unterschiedliche Praxisansätze zur Bilanzierung der sogenannten Abfertigungsrückstellungen herausgebildet. Das Austrian Financial Reporting and Auditing Committee
(AFRAC) hat dazu im März 2013 eine Stellungnahme veröffentlicht.
Die unterschiedliche Behandlung nach dem relevanten Standard IAS 19 betrifft die Frage, ob die Verpflichtungen gemäß § 23 und § 23a AngG – genannt „Abfertigung Alt“ – als „Post-Employment Benefits“ oder als „Other Long-Term Employee Benefits“ eingestuft werden sollen.

Der wesentliche Unterschied zwischen den beiden Leistungsarten ist die Behandlung der versicherungsmathematischen Gewinne und Verluste, die im ersten Fall erfolgsneutral über das OCI und im zweiten Fall erfolgswirksam in der GuV gebucht werden. Zudem haben sich unterschiedliche Auffassungen über den Ansparungszeitraum der Abfertigungsverpflichtungen etabliert. Während die einen die volle Abfertigungsleistung bereits nach 25 Dienstjahren angespart haben (bis auf die Verzinsung), sparen die anderen bis zum voraussichtlichen Pensionsalter an, nutzen also die gesamte Dienstzeit für den Ansparprozess (siehe dazu Abb. 1 und 2). Im ersten Fall wird die Rückstellung im Allgemeinen höher sein als im zweiten Fall, da die „biometrischen“ Ansprüche (also etwa die Ansprüche aus Anlass von Tod oder Invalidität) aufgrund der im Allgemeinen geringen Wahrscheinlichkeiten für die Höhe der Rückstellung weniger maßgeblich sind.
Da die Unterschiede in Bilanz und Gewinnausweis durchaus erheblich sein können und außerdem
aufgrund der unterschiedlichen Vorgehensweise die Vergleichbarkeit zwischen den Bilanzen erschwert wird, wurde das AFRAC mit der Aufgabe befasst, zu klären, welche dieser Bilanzierungsmethoden nach IAS 19 eigentlich zulässig ist.
Nach langer Diskussion kam das AFRAC schließlich zu folgenden Ergebnissen: Zunächst stellte das AFRAC klar, dass alle Leistungsansprüche bis auf die Abfertigungsleistung aus Anlass einer Dienstgeberkündigung als „Post-Employment Benefits“ einzustufen sind. Das bedeutet einerseits, dass eine versicherungsmathematische Rückstellung („Best Estimate“) zu bilden ist und dass

andererseits versicherungsmathematische Gewinne und Verluste (zB durch Änderung des Diskontierungszinssatzes) erfolgsneutral im OCI zu buchen sind.
Abfertigungsleistungen aus Anlass der Dienstgeberkündigung (oder einvernehmliche Lösungen, die vom Dienstgeber ausgehen) sind im Sinne des IAS 19 als „TerminationBenefits“ zu klassifizieren, dürfen also im Wesentlichenerst dann rückgestellt werden, wenn die Kündigung nicht mehr rückgängig gemacht werden kann.
Daraus folgt, dass zukünftige mögliche Dienstgeberkündigungen für IAS 19 keine Relevanz haben und daher nicht in die Rechnungsgrundlagen für die Rückstellungsbewertung einfließen dürfen. Insbesondere trifft das die Fluktuationswahrscheinlichkeiten, die nun dementsprechend um die Dienstgeberkündigungen bereinigt werden müssen.
Die große Frage nach der Länge des Ansparzeitraumes konnte aus dem IAS 19 heraus nicht geklärt werden. Zu viele Ungenauigkeiten in den Begriffsdefinitionen ließen keinen eindeutigen Interpretationswillen des IFRS erkennen.
Das beginnt bei der Frage, was denn eigentlich ein „Pensionsplan“ sei, wenn – so wie bei der Abfertigung Alt – viele verschiedene Leistungen in einem „Plan“ gebündelt sind. Darf man diese Einzelleistungen separiert bewerten oder muss das Bündel in seiner Gesamtheit bewertet werden? Diese Frage wird im Standard nicht beantwortet. Für den Ansparprozess gemäß IAS 19ist die Planformel, die die Entwicklung der Ansprüche beschreibt, von entscheidender Bedeutung. Aber was genau

ist eine Planformel, fällt insbesondere die Leistungsstaffelder Abfertigung Alt darunter? Auch diese Frage bleibt unbeantwortet. Zuletzt ist die Rolle der Unverfallbarkeit nicht klar aus dem Standard erkennbar. Alle Beispiele im IAS 19 verbinden den Zeitpunkt, ab dem die Ansprüche nicht mehr steigen können (außer durch Gehaltserhöhungen) – als den „Endpunkt der Planformel“ – mit der Erlangung der Unverfallbarkeit. Da diese Zeitpunkte bei der Abfertigung Alt aber nicht zusammenfallen, bleibt offen, ob für das Ende des Ansparzeitraumes die Erlangung des vollen Anspruchs nach 25 Jahren oder die Erlangung der Unverfallbarkeit bei Eintritt eines Leistungsfalles (iA der Pensionsantritt) schwerer wiegt.
Aufgrund dieser unauflösbaren Fragezeichen hat sich das AFRAC dazu entschieden, beide in der Praxis angewandten Methoden für zulässig zu erklären! Wichtig ist jedoch anzumerken, dass diese Methoden auch weiterhin stetig angewandt werden müssen, ein Wechsel oder gar ein Hin- und Herspringen zwischen den Methoden ist nicht zulässig.
Die Stellungnahme ist für Bilanzjahre, die nach dem 31.12.2012 beginnen, anzuwenden.
Somit ändert sich in der Praxis bei den meisten Unternehmen nur die Anwendung der Fluktuations- wahrscheinlichkeiten, in den meisten Fällen wird der dadurch erzielte Einmaleffekt allerdings minimal sein.
All jene, die nach einer anderen Methode als die beiden beschriebenen, ihre Abfertigungen bilanzieren, sollten daher möglichst rasch mit ihrem versicherungsmathematischen Gutachter Kontakt aufnehmen, oder sich vertrauensvoll an unsere Experten wenden.